V súčasnej situácii je ťažké dopredu odhadnúť a pripraviť sa na usporiadenie konferencie. Hlavne z dôvodu epidemiologickej situácie nedokážeme dopredu odhadnúť, či v danom termíne bude reálne usporiadať konferenciu a koľko účastníkov budete môcť pozvať.
Virtuálna konferencia = Eliminácia rizika
Mnohé eventové agentúry nás v minulosti kontaktovali s požiadavkou pre zabezpečenie online prenosov hlavne ako doplnkovú aktivitu. Pamätáme si, ako mnohé kalkulovali na hranici rentability, či ísť do online prenosu a akým spôsobom „predať“ tento produkt. Mnohí klienti to na maličkom Slovenskom trhu s usporiadaním online konferenciami vzdali. Hlavným dôvodom je veľkosť trhu a nemožnosť prepojiť iné partnerské aktivity, na ktoré boli klienti a účastníci zvyknutí.
Zlom nastal až tento rok, a to paradoxne kvôli COVID-19 „lock-downu“. Od apríla sme uskutočnili niekoľko virtuálnych konferencií (hlavne bankový a medicínsky sektor), ktoré boli streamované do rôzneho online prostredia. Dôvod k napísaniu tohto blogu je teda hlavne dôsledná príprava – pre vás našich klientov , aby ste mali jednoduchšie rozhodovanie.
Prvá otázka každého klienta, ktorý bol zvyknutý na klasické konferencie je, či do „toho ísť ?“. V situácii roku 2020 je treba povedať jednoznačne – áno. Aj Slovensko sa už stačilo za ten krátky čas prispôsobiť online priestoru. Online prenosy vieme aj sekundárne monetizovať a prepájať s pridruženými marketingovými aktivitami partnerov klienta. Ďalšou dôležitou výhodou je, že klientovi ostane záznam z celej konferencie, ktorý dokáže ponúknuť na ďalšiu postprodukciu. Ideálna je samozrejme kombinácia klasickej konferencie, ktorá sa restreamuje. Obmedzenia cestovania ale často krát zabraňujú príchodu spíkrov, takže tak či tak sa systém produkcie konferenice zmení. Pozrime sa teda na čo všetko treba pri príprave virtuálnej konferencie myslieť.
Checklist – virtuálna konferencia
- Logistika
je dôležité určiť miesto uskutočnenia virtuálnej konferencie. Ak plánujete konferenciu s moderátorom a živými hosťami tak zvyčajne je pre takéto miesto ideálny štúdiový priestor. V prípade diaľkových vstupov cez video-most prepájame hostí v našej réžii. Umiestnenie štúdia v rámci republiky bude odzrkadlovať aj náklady na prepravu a prípadné prenocovanie staffu. - Príprava materiálov
v tomto bode je potrebné vypracovať si približný bodový scenár a následne sekundový bodový scenár. V bodovom scenári je treba určiť ktoré vstupy budú živé, ktoré zo štúdia a ktoré budú prípadne dopredu nahraté. Taktiež je potrebné pripraviť grafiku prenosu, titulky a reklamné oznámenia. - Technické zázemie
súvisí s logistickou konferencie. Je to predovšetkým priestor, kde bude umiestnené štúdio – resp. kameraman, svetlá, ozvučenie a réžia. Samozrejme, parametre sú vždy závislé od počtu reálnych a online prednášajúcich. Preto je treba počítať okrem produkčnej miestnosti aj s prípravnou miestnosťou. Keďže sa jedná o virtuálnu konferenciu, je potrebné aby bola na mieste kvalitná interentová linka (optimum 10Mb/s upload) , záložná elektrická sústava a záložná internetová konektivita. - Príprava offline videí
V prípade, že sa spíkri nemôžu dostaviť do štúdia môžete alternatívne nahrať video s prednáškou dopredu. Tu je vhodné dohodnúť sa s nami na termíne nahratia videa. Ak je to možné, pošleme kameramana do miesta nahrávania videa. Ak nie je možný osobný kontakt, video nahráva spíker. Ak nemá dostatočné technické zručnosti, stačí video nahrať na mobilný telefón v HD kvalite. Taktiež môžete dopredu pripraviť reklamné a iné videoprezentácie. Najdôležitejšie pri „domácich“ videách je kvalita zvuku. - Interakcia
Je dôležitá súčasť konferencií. Nahrádza klasické panely s diskusiou. Vo virtuálnej konferencii neodporúčame používať konferenčné platformy typu Zoom, Skype atď. hlavne z dôvodu hroziaceho „zvukového“ chaosu a šumov. Naopak, odporúčame otázky a diskusiu klásť textovou formou. Častokrát využívame vlastnú chat aplikáciu pri okne videa. Inou populárnou formou je využitie aplikácie SLI.do. Otázky sú následne prestrihnuté do živého streamu. Prípadne ich moderátor priamo číta. Pri interakcii je dôležité si uvedomiť, či budú otázky zodpovedané hneď, alebo až po prenose a akým spôsobom. Prípadne, či otázky zodpovedajú spíkri v online video-moste, alebo priamo štúdiu. Na tento scenár treba dôslednú prípravu. - Publikovanie
Možnosti publikovania v online priestore sú doslova nekonečné. V tomto kroku je dôležité definovať koncové publikum – či bude stream verejný alebo privátny. Pri platených konferenciách je nutné vytvoriť platformu, kde sa účastníci / diváci zaregistrujú a položiť si otázku akým spôsobom budú streaming pozerať. Vieme ponúknuť uzavretú platformu pre živé aj pre archívne videá. Všetko s kontrolovaným prístupom a základnými štatistikami. Platforma má názov RESTREAM.IT
Bezplatné verejne dostupné konferencie sa zvyčajne publikujú na platforme Youtube, resp. Facebook. Tu je potrebné ošetriť si autorské práva k prípadným hudobným scénam.
Toľko aspoň stručne z pozadia prípravy kvalitnej virtuálnej konferencie.
Zavolajte alebo napíšte ak plánujete organizovať online konferenciu, alebo len potrebujete poradiť. S našimi viac ako 15 ročnými skúsenosťami v online videu vám radi poradíme.
Pošlite správu prostredníctvom tohto formulára:
[psfb id=“829″ title=“Máte záujem o naše riešenie?“]
